Funciones de un auxiliar administrativo

Funciones de un auxiliar administrativo

Los auxiliares administrativos manejan tareas rutinarias y avanzadas para otros profesionales. 

Organizan archivos, crean correspondencia, preparan informes y documentos, administran calendarios para programar citas, clasifican correos, preparan facturas y ofrecen apoyo al personal en general. 

Pueden servir como un punto de contacto inicial, contestando teléfonos y saludando a los visitantes. Pueden participar en la planificación de eventos y la configuración e implementación de reuniones. 

Muy a menudo harán arreglos de viaje y generarán itinerarios. Tienen que tratar con otras personas de una amplia variedad de niveles, desde clientes hasta gerentes e incluso CEOs corporativos.

Los deberes y responsabilidades centrales de un Asistente Administrativo giran en torno a apoyar a otros. Sus tareas laborales pueden variar ampliamente, no solo de un trabajo a otro, sino de un día a otro en el mismo trabajo. En cualquier día, pueden realizar una variedad de tareas, tales como:

  • Contestar teléfonos y saludar a los visitantes.
  • Programar citas y mantener el calendario actualizado.
  • Programar y coordinar al personal y otras reuniones.
  • Clasificar y distribuir correo.
  • Preparar comunicaciones, como notas, correos electrónicos, facturas, informes y otra correspondencia.
  • Escribir y editar documentos de cartas a informes y documentos de instrucción.
  • Crear y mantener sistemas de archivo, tanto electrónicos como físicos.
  • Administrar cuentas y realizar contabilidad.

¿Cómo ser un buen auxiliar administrativo?

  • Mostrar competencia central

Esto cubre lo básico. Debes ser sólido en todo, desde habilidades básicas de oficina y organización, software necesario, todos los programas de procesamiento de texto, creación y administración de bases de datos.

Habilidades de comunicación, forma telefónica, ortografía, gramática, puntuación, programación, nómina, presupuesto, generación de informes, contabilidad básica, pedidos de suministros, etc.

Auxiliar administrativo

Auxiliar administrativo

  • Comunicar

Esta es una habilidad absolutamente clave y crucial para los asistentes. No solo seas bueno en eso, sé genial en eso. Ahí es donde debe establecerse tu barra. Ya sea que hables por teléfono con los clientes o con el jefe de su jefe, se amable, encantador y preciso. 

Sonríe, incluso cuando no lo dices en serio, e incluso cuando nadie puede ver. Podrán ver en tu comportamiento y puedes marcar la diferencia. Será un placer hablar por teléfono y en persona. 

  • Administra tu tiempo

Otra habilidad que a todos les gusta promocionar en sus currículums. Pero debes ser el dueño de este. La mitad del tiempo no solo estarás administrando tu tiempo, sino el tiempo de tu jefe. O de la empresa. 

Tendrás que gestionar todo esto mientras te gestionas a ti mismo y a tus proyectos y plazos. Conviértete en un maestro malabarista. 

  • Afina tus herramientas

Dependiendo de lo que contenga su caja de herramientas en particular, aprenderá muy rápidamente lo que necesita saber. 

Ya sea Word o Excel, toma un curso de capacitación, obtén habilidades Jedi ninja que te convierten en un mago en esa herramienta. Llegará un momento en que tu riqueza de conocimiento adicional salvará el día.

  • Sé un profesional consumado

No solo te vistas bien para el trabajo y se profesional. Vístete de manera consistente y perfecta para lo que estás haciendo y con quién estás trabajando. 

Luce bien: cuanto más profesional te veas, más respeto obtendrá sin tener que hacer mucho. 

  • Cultiva el buen juicio.

Usa todas esas habilidades de tu clase de filosofía de pregrado. Perfecciona tu razón y tus habilidades de pensamiento crítico. Aprende a pensar en los problemas, anticipar complicaciones y necesidades. Se hábil al saber cómo delegar, a quién pedir ayuda. 

¿Dónde puede trabajar un auxiliar administrativo?

Los asistentes administrativos brindan apoyo a los gerentes, otros empleados y visitantes de la oficina al manejar una variedad de tareas para garantizar que todas las interacciones entre la organización y otros sean positivas y productivas. 

Estos profesionales también pueden denominarse coordinadores administrativos o especialistas administrativos.

La mayoría trabaja a tiempo completo en entornos cómodos de oficina. Los asistentes virtuales suelen trabajar desde una oficina en casa.

¿Qué debe saber un auxiliar administrativo?

Las empresas exitosas dependen en gran medida de los trabajadores con habilidades administrativas de primer nivel.

Son los astutos magos detrás de la cortina de la compañía, los jefes que mantienen la oficina funcionando eficientemente, los brillantes multitarea y los coordinadores orientados a los detalles.

Los mejores profesionales administrativos no solo apoyan a los demás. ¿Cuáles son sus habilidades administrativas? Todo, desde la planificación hasta la comunicación, la organización y la resolución de problemas.

¿Qué se necesita para ser el tipo de asistente administrativo que las empresas no pueden prescindir? Aquí hay algunas habilidades de asistente administrativo que pueden ayudarte a ser contratado, tener éxito en el trabajo y conducir tu carrera.

  • Conocimiento de la industria
  • Adepto en Tecnología. 
  • Comunicación verbal y escrita. 
  • Organización. 
  • Gestión del tiempo. 
  • Planificación estratégica. 
  • Inventiva.
  • Orientado al detalle. 
  • Anticipa necesidades.
  • Experiencia en software y redes sociales.
  • Articulación ingeniosa.
  • Capacidad de mostrar gracia bajo presión.